La Gestion électronique de documents |
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Documentation Generale produits |
La gestion électronique de documents vous permet de stocker des documents ou des photos dans le dossier d'un client, d'un contrat, d'un sinistre etc.... Pour pouvoir stocker en format PDF, vous devez avoir installé sur chaque poste client le logiciel : GPL Ghostscript . Vois pouvez le télécharger à l'adresse : http://www.cda-informatique.fr/logiciels/gedenpdf.exe Téléchargez le fichier (enregistrer sur bureau ) et double_cliquez pour procéder a l'installation. Le principe est le suivant :
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1 - Le scanner
Tout scanner convient, à condition qu'il dispose de l'interface Twain, et qu'il permette le choix de la résolution .En effet, la place mémoire occupée par les images peut être vite trop importante pour tenir dans la place réservée à 4D en mémoire. 2 - L'appareil photo Tout appareil convient, toutefois prenez garde à ne pas prendre des photos avec une résolution trop élevée, pour ne pas excéder la capacité mémoire du logiciel. 1 - Le paramétrage La première étape consistera à indiquer au logiciel quels sont les répertoires utilisés. Vous devez en définir deux : le répertoire dans lequel vous allez enregistrer les documents scannés à l'aide du logiciel de gestion du scanner, et le répertoire dans lequel se trouvera la base de documents e_assur. Si vous êtes en monoposte, ces deux répertoires se trouveront sur votre disque dur. Exemple : Pour stocker les documents scannés : c:\GedScan\ Pour stocker la base de documents : c:\GedStock\ Si vous êtes en réseau, le répertoire de stockage des documents scannés Gedscan se trouvera sur le disque de l'ordinateur client, alors que le répertoire de la base de documents Gedstock se trouvera sur le disque du serveur. Pour stocker les dossiers : on suppose que l'ordinateur serveur porte le nom : P2 et que son disque dur porte le nom de partage C_P2 Vous donnerez comme chemin d'accès : \\P2\C_P2\Assur\GedStock |
Pour définir ces deux répertoires, allez en : Paramètres ---->Paramètres ----->Paramètres généraux Cliquez sur le bouton Chemins d'accès Dans la rubrique Chemin doc scanné, saisissez le chemin d'accès au répertoire des documents scannés, ou sélectionnez le répertoire en cliquant sur Parcourir Dans la rubrique Stockage Docs, saisissez le chemin d'accès au répertoire de stockage de la base de documents, ou sélectionnez le répertoire en cliquant sur Parcourir Cliquez sur Première page, puis Validation. |
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3 - Affecter un document à un dossier Si vous désirez affecter le document à un client, allez consulter le client, puis cliquez sur le bouton GED. Si vous désirez affecter un document à un contrat, consultez le contrat, puis cliquez sur le bouton GED.Si vous désirez affecter le document à un sinistre, allez modifier ou consulter le sinistre, et cliquez sur le bouton GED. Vous arrivez alors sur l'ecran GED. Pour la suite des opérations, voyez la page GED de la documentation si vous etes en monoposte ou en réseau local, ou la page Ged TSE si vous etes en Accès distant.
MODIFIER LE NOM D'UN DOCUMENT DEJA EN GED
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